Así trabaja un flujo automáticoHow an automated flow works
Dos ejemplos de lo que puede pasar desde que llega un documento hasta que queda listo para usar, sin que nadie tenga que moverlo a mano.Two examples of what can happen from the moment a document arrives until it is ready to use, without anyone moving it by hand.
Despacho de abogadosLaw firm
Un contrato que llega por correoA contract that arrives by email
- ✓Llega el contrato adjunto a un correo.The contract arrives as an email attachment.
- ✓Se identifican tipo de documento, partes y fecha.Document type, parties and date are identified.
- ✓Se nombra bien y se archiva en el expediente del cliente.It is named properly and filed in the client's matter.
- ✓Se avisa al responsable para que lo revise.The responsible lawyer is notified to review it.
- ✓Queda registrado con su versión y su plazo en el panel.It is logged with its version and deadline on the dashboard.
AsesoríaAccounting practice
Una factura que envía el clienteAn invoice sent by the client
- ✓Llega la factura por correo o desde el móvil del cliente.The invoice arrives by email or from the client's phone.
- ✓Se leen proveedor, fecha, base e IVA.Supplier, date, net amount and VAT are read.
- ✓Se archiva por cliente y trimestre.It is filed by client and quarter.
- ✓Se avisa si falta algo o algo no cuadra.You are alerted if something is missing or does not add up.
- ✓Queda lista para el cierre del trimestre.It is ready for the quarter close.
De la obra al despachoFrom the job site to the firm
Llevamos años en un trabajo donde un documento en la revisión equivocada cuesta dinero.We have spent years in work where a document at the wrong revision costs money.
El control documental en grandes proyectos de construcción e ingeniería es orden, trazabilidad y disciplina. Eso es justo lo que le falta a mucho trabajo de oficina: correos con adjuntos, carpetas sin criterio y plazos que dependen de la memoria de alguien.Document control on large construction and engineering projects is about order, traceability and discipline. That is exactly what a lot of office work lacks: emails with attachments, folders with no rules and deadlines that depend on somebody's memory.
A eso le sumamos la automatización y la inteligencia artificial que hemos ido aplicando a procesos reales. Somos un equipo pequeño con base en Sevilla, y trabajamos de tú a tú con cada cliente.On top of that we add the automation and artificial intelligence we have been applying to real processes. We are a small team based in Seville, and we work directly with each client.
Qué hacemosWhat we do
Flujos documentales automáticosAutomated document flows
Entrada, clasificación, nomenclatura, archivo y distribución de documentos, con avisos y aprobaciones cuando hacen falta.Intake, classification, naming, filing and distribution of documents, with notifications and approvals where needed.
Extracción de datos con IAAI data extraction
Leer contratos, facturas y escritos, sacar los datos que importan y dejarlos revisados y listos para usar.Read contracts, invoices and filings, pull out the data that matters and leave it reviewed and ready to use.
Paneles de control y trazabilidadDashboards and traceability
Ver de un vistazo qué está pendiente, qué vence y en qué estado está cada expediente o cada cliente.See at a glance what is pending, what is due and the status of every matter or client.
Para quiénWho it is for
Despachos de abogadosLaw firms
- Expedientes ordenadosOrganised matters
Cada documento en su sitio y con su nombre.Every document in its place and properly named. - Versiones y plazosVersions and deadlines
Qué versión es la vigente y qué vence esta semana.Which version is current and what falls due this week. - Revisión con rastroReview with a trail
Quién lo vio, quién lo aprobó y cuándo.Who saw it, who approved it and when.
Asesorías y gestoríasAccounting and advisory practices
- Facturas sin teclearInvoices without retyping
Datos leídos y archivados por cliente y periodo.Data read and filed by client and period. - Menos reclamar documentaciónLess chasing for documents
Avisos automáticos a los clientes cuando algo falta.Automatic reminders to clients when something is missing. - Cierres más tranquilosCalmer closings
Todo el material del trimestre reunido y revisado.All the quarter's material gathered and checked.
Cómo trabajamosHow we work
Entendemos vuestro procesoWe understand your process
Una conversación y un repaso de cómo se mueve hoy un documento desde que llega hasta que se archiva.A conversation and a walk through how a document moves today, from arrival to filing.
Probamos con un caso realWe test with a real case
Montamos un primer flujo pequeño, sobre las herramientas que ya usáis, para que veáis el resultado antes de ampliar.We build a first small flow on the tools you already use, so you see the result before scaling up.
Lo ponemos en marchaWe put it into use
Ajustamos, formamos al equipo y dejamos todo documentado. La confidencialidad de los datos se decide antes de construir nada.We fine-tune, train the team and document everything. Data confidentiality is decided before anything is built.
¿Qué procesos documentales os quitan más tiempo?Which document processes take most of your time?
Contadnos vuestro caso en un correo. Os respondemos con una idea concreta de cómo se podría automatizar.Tell us about your case in an email. We will reply with a concrete idea of how it could be automated.
EscribidnosWrite to us hola@jaibadoc.com